YEG 未分類

委員長初心者の方へ・・・初めてでも上手にこなせる委員長のひな型と各種役割分担の認識について

はじめに
商工会議所青年部(YEG)とは、「綱領」「指針」にある通りである
他はあえて決めなくて自ら考えて行動することにより、学び成長することを目的としている

 

 

と言っても、初めての役職でどうして良いかわからないという実体験と、皆様の声にお答えして、記事を書きました

実際に委員長の経験からの実践型です。公式のものとは多少違いがありますが、委員長が重くなりすぎないで、周りにも仕事が触れて成長する。委員会、組織全体の成長につながる裏技を含めてあります

こうしなきゃいけないという訳ではありませんので参考までに・・・

このサイトでわかること

  • 商工会議所青年部 規則 役員の職務
  • 「綱領」 
  • 「指針」

委員会当日の流れ

次第

  • 司会挨拶 第◯回〇〇委員会を始めます。本日司会、〇〇の〇〇です。よろしくお願いいたします
  • 委員長挨拶 
  • 議題及び検討事項
  • 連絡報告 理事会で聞いたことや、直近のイベントを共有して、参加を再確認
  • 新規入会希望者が周りにいないか情報を吸い上げてください。また青年部を紹介してあげてください
  • 次回委員会開催日設定

 

 

フロアメンバーの役割

委員会の開催日は懇親メインです。とにかく人との出会いを楽しんでください。

 
イベント当日は、青年部の全員がお手伝いに来てくれます。
手伝いに来てくれた他委員会メンバーの人たちを牽引していく役割です

まずは青年部内の皆さんと仲良くなってください

 

 

副委員長の役割

  • 委員会(※1)、正副委員長会議(※2)の段取り、設営
  • 理事会参加 (副委員長以上より議決権あり)
  • 委員会議事録の作成
  • 企画書・報告書の作成

 

 委員会は委員長の指示のもと副委員長が執り行う
  1.  段取り司会進行 委員会の設営と当日の進行
  2. 議事録 参加できなかった人にも委員会の内容が理解できるようにする
  3. 会計 委員会費の管理

 

1、委員会開催日・開催場所の設定

 委員会の開催を発信
 参加メンバーの把握 (出欠の表明ない人には直接確認)

 当日の司会進行

 

2、議事録作成 参加していない人が見ても理解できる内容のものに
企画書・報告書作成(理事会前のスタッフ会議に間に合うように作成)

3、会計 委員会費の管理

   

 

 ※1委員会とは・・・委員会メンバーが対象の集まり。報告連絡が主で、委員会内の懇親がメインの場です(副会長の参加義務なし)

 ※2正副委員長会議・・・委員会がスムーズに行えるよう事前に準備するもの。ある程度決めていき委員会当日にフロアメンバーと共に確認していける程度まで作り上げます

フロアメンバーは、参加義務がありませんが、熱意あるメンバーの参加を歓迎します。参加できるように連絡だけ入れてあげてください

 

まとめ

副委員長の役割は、委員長の補佐

  • 委員会議事録の作成
  • 会計
  • 企画書、報告書の作成
  • 理事会の参加

 

委員長の仕事

委員長:委員会を代表し、委員会事業を統括する。

基本的に委員会設営、企画書、報告書全て委員長の仕事と認識されていますが、委員長の統括のもと副委員長に触れることは全て振ってください!(そうしないと自分の仕事量ばかり多くなって、テンパってしまいますので)

  • 委員会全体のマネージメント 定例会の開催 卒業式の開催 県連事業の対応 会員拡大 委員会開催(2022年度未来創造委員会の場合)
  • 理事会(※3)での企画書(※4)・報告書(※5)の発表
  • 委員会時の委員長挨拶
  • 全体を通しての第一回定例会では各委員会の事業方針を発表する場でもある(各委員長から一言)

 

※3理事会とは・・・副委員長以上が出席して、決議を行う。月1で開催
全ての企画はここで上程、決議される。また決議されたことは、原則その企画書どおりに執り行われなくてはならない。理事会の後には懇親会が設けられております

 

※4企画書とは・・・委員会で企画したものを理事会に上程する書類
原則企画開催の2ヶ月前の理事会に上程。修正が必要な場合1ヶ月前の理事会で修正報告できるようにするため。

2ヶ月前の スタッフ会議(※6)に企画書を提出してから理事会上程となる

よって作成期限は2ヶ月前のスタッフ会議に間に合うように!

 

※5報告書とは・・・事業の報告書。どのような事業が行われたのかわかるように書く。収支報告も記載します。企画が終わって翌月又は翌々月に提出

 

※6スタッフ会議とは・・・副会長以上が参加する会議
理事会がスムーズに進行できるように、上程書類に修正必要箇所はないかチュックする場である。以前はスタッフ会議は執り行われていなく、理事会に一発本番で上程していたが、修正箇所が多い場合などがあり、理事会が終わらず24時を超える会議がザラにありました。そこを事前に修正・チェックするために設けられた会議です

 

副会長の立ち位置

飯能商工会議所青年部規則より

役員の職務

第13条(3)
副会長は、会長を補佐し、会長に事故ある時はその職務を代行する

会長の補佐
委員会の企画をスタッフに通すこと
委員会の意向とスタッフの意向の橋渡し

委員会への参加義務はなし
委員会の思いを知るために参加するは良し

 

会長の役割

役員の職務 第13条
(1)会長は、青年部を代表し、青年部の職務を統括する
(2)直前会長は、会長を補佐し及び指導を行う

  • 全国会長研修会

 

 商工会議所青年部規則

役員の職務 2022年現在
第13条
(1)会長は、青年部を代表し、青年部の職務を統括する
(2)直前会長は、会長を補佐し及び指導を行う
(3)副会長は会長を補佐し、会長の事故ある時にその職務を代行する
(4)理事は、青年部の重要事項を審議し、分掌業務をそれぞれ担当する(分掌=仕事や事務をいくつかに分類し、その一つを受け持つこと)
(5)会計は、経理を担当する
(6)監事は、業務及び会計を監査する

綱領

商工会議所青年部は
地域社会の健全な発展を図る商工会議所活動の一躍を担い
次代への先導者として責任を自覚し
地域の経済的発展の支えとなり
新しい文化に創造をもって
豊かです海良い郷土づくりに貢献する

指針

一、地域を支える青年経済人として 先導者たる気概で研鑽に努めよう
一、国際社会の一員であるべき 国際人としての教養を高めよう
一、豊かな強度を築くために 創意と工夫 勇気と情熱を傾けよう
一、文化を伝承しつつ 新しい文化の創造に向かって歩を進めよう
一、行動こそ時代を先駆けるべき青年の責務と信じ 力を合わせ 国の礎となろう

 

 

 

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飯能商工会議所

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